財団法人岐阜県身体障害者福祉協会における
個人情報の適正な取扱のために

趣　旨

1
 . 経過
　 　 　高度情報化社会の進展とともに、大量の個人情報が管理されることとなり、個人情報の漏えい問題が大きく報道されるなど、個人情報の保護が杜会的な関心事になってきた。このような中、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号。以下「法」という。）が成立し、従来、明確なルールのなかった民間部門における個人情報の取扱いについても法的措置がとられることとなった。
　法は、官民を通じた個人情報保護の基本理念等を定めた基本法に相当する部分と個人情報取扱事業者の遵守すべき義務等を定めた一般法に相当する部分から構成され、罰則を含めた個人情報取扱事業者（民間事業者）に関する条項は、平成17年4月1日に全面施行された。
　法第7条の規定を受け、社会福祉分野では、「福祉関係事業者における個人情報の適正な取扱いのためのガイドライン」（平成16年11月30日・厚生労働省雇用均等・児童家庭局長・社会・援護局長通知。以下「ガイドライン」という。）が発出された。

2
 .
本会における対応の必要性
　 　 　本会では、会員名簿を始め相談員活動、駐車可申請、結婚相談、ふれあいアートステーション、囲碁・将棋大会、長良川ふれあいマラソン大会など、さまざまな事業を通して多くの個人情報を取得・管理している。
　法では、第4章「個人情報取扱事業者の義務等」において、利用目的の特定をはじめ、個人データの安全管理措置、開示や苦情処理など、個人情報の適切な取扱いを厳しく求めるとともに、基本方針とガイドラインでは個人情報保護に関する方針（いわゆるプライバシーポリシー等）及び個人情報の取扱いに関する規則を策定し、対外的に公表することを求めている。
　高い公共性を有する本会としては、法の全面施行を受け、個人情報の適切な取扱いについて万全を期すことが必要である。

第1章　　総　則
（目的）
第1条
この規程は、財団法人岐阜県身体障害者福祉協会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、本会の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

≪解説≫
　「個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ」とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）第3条の基本理念に基づくものであり、本会は相談員活動や駐車可の申請事業などの利用者やその家族について、他人が容易には知り得ないような個人情報を詳細に知り得る立場にあるため、個人情報の適正な取扱いが強く求められている。
　なお、ガイドラインでは、「福祉サービス利用者のみならず、利用者の家族、施設の職員、ボランティア等の個人情報も対象である」としており、これらも本会が保有する個人情報として保護の対象とすることが必要である。
「本会の事業の適正かつ円滑な運営」と「個人の権利利益の保護」は並列の関係にあるのではなく、第一の目的は後者である。個人の権利利益の保護とは、個人の情報が公開されないこと、誤った又は不完全な情報によって自己に関し誤った判断がなされないこと、自己の情報を知り得ること等をいう。
　また、この規程は、本会の事業全般にかかわるものであるが、個別事業にかかわる個人情報の取扱いに際しては、第5条において別途「個人情報取扱業務概要説明書」を作成し、取扱いの状況を明らかにすることとしている。


（定義）
第2条
この規程における用語の定義は、次に定めるところによる。
(1)
　 個人情報　生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。
(2) 　 個人情報データベース等　特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒休で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
(3) 　 個人データ　個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 　 保有個人データ　本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの以外をいう。
(5) 　 本人　個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
(6) 　 従業者　本会の指揮命令を受けて本会の業務に従事する者をいう。
(7) 　 匿名化　個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。


≪解説≫
　この規程の基本的用語である「個人情報」、「個人情報データベース等」、「個人データ」、「保有個人データ」、「本人」、「従業者」及び「匿名化」を定義している。
　第1号は、個人情報をそれにより特定の個人を識別できるものとしている。身体、財産、職種、肩書き等の属性に関して、事実、判断、評価を表すすべての情報も生年月日その他の記述と照合することで容易に特定の個人を識別できることから、匿名化されたもの以外は個人情報と見ることが必要である。
　第2号は、コンピュ一タ上での管理に限らず、紙面上での管理についても個人情報の部分集合である個人情報データベース等として本規程の対象にすることと規定している。個人情報を含む情報の集合物とは、データベースの装置や記録媒体などではなく、記録されている個人情報総体である。
　第3号は、個人データは個人情報データベース等を構成する個人情報であり、個人データは個人情報の部分集合であるということをいっている。
　第4号は、保有個人データは個人データの部分集合であり、「その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの」とは、犯罪捜査関係事項照会への対応や虐待の相談記録に係る個人データ等が想定され、これらを除くとしている。
　第5号は、本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいうことと規定している。
　第6号は、個人情報の適正管理等の義務を負う職員の範囲を規定している。正規・非正規、派遣、パート、アルバイト等を問わず、指揮命令を受けて業務に従事する者すべてを含むとしている。
　第7号では、匿名化の条件を定義している。匿名化された情報は個人情報ではなくなり、本規程の対象外になる。

（本会の責務）
第3条
本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。

≪解説≫
　個人情報の保護に関する法令遵守及び個人情報保護についての努力を本会の責務として規定している。個人情報の保護に関する法令等とは、法、基本方針、ガイドライン等である。


第2章　　総　則
（利用目的の特定）
第4条
1
 　 本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定するものとする。
2 　 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
3 　 本会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。


≪解説≫
　個人情報を取り扱うに当たっては、恣意的な扱いを排除するため、その利用の目的を当該業務遂行上及び本人へのサービス提供上の必要性に照らして、できる限り特定しなければならない。利用目的の特定の仕方の具体例は、第5条に規定する「個人情報取扱業務概要説明書」及びガイドラインの別表1を参照されたい。
　第2項は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的との関連性を合理的に認められる範囲で行うこととしている。これについても恣意的な運用を避けるためである。
　第3項は、利用目的を変更した場合に、本人への通知、公表を行うこととしている。これは本会の個人情報の取扱いの透明性を確保し、対外的な説明責任を果たすことを重視しているからである。

（事業ごとの利用目的等の特定）
第5条
本会は、別に定める様式により、個人情報を取り扱う事業ごとに個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとする。

≪解説≫
　本会の実施する事業は多岐にわたっており、本則にすべての個人情報の種類、利用目的、利用提供方法等を規定することは煩雑になるため、個人情報を取り扱う事業ごとに別途、「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとしている。この説明書を窓口に掲示、備え付け、ホームページへの掲載、などすることによって、法で求められている個人情報の利用目的の本人に対する通知、又は公表をあらかじめ行うことができる。なお、本人等に対しては、利用開始時などに当該掲示について注意を促し、必要に応じて説明や書面を交付するなど、懇切に対応することが必要である。
　また、当該事業における個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等は、事業の状況に即して、個人情報の提供先等の具体的な名称を特定し記載することが必要である。福祉関係事業者の通常の業務で想定される利用目的はガイドラインの別表1を参照されたい。

（様式1　「個人情報取扱業務概要説明書の例」）


（利用目的外の利用の制限）
第6条
1
 　 本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
2 　 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
　 　
(1) 　 法令に基づく場合
(2) 　 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 　 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 　 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
3 　 本会は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。


≪解説≫
　第1項及び第2項では、第4条及び第5条に規定する利用目的を超えて個人情報を取り扱うことができるのは本人の同意を得る場合であることを原則としている。
　第3項は例外規定であり、第1号では、社会福祉法に基づく立入検査、児童虐待の防止等に関する法律に基づく児童虐待に係る通告、刑事訴訟法に基づく令状による捜査などが想定されている。福祉関係事業者の通常の業務で想定される主な事例については、ガイドラインの別表2を参照されたい。
第3号では、児童虐待事例について関係機関と情報交換する場合等が想定されている。
　なお、ガイドラインでは本人が未成年者又は被後見人の場合は、法定代理人の同意を得ることが必要であり、また、一定の判断能力を有する未成年者等については、あわせて本人の同意を得ることが望ましいとされている。さらに、被後見人等でない知的障害者の場合は、本人の同意を得ること、また、本人の同意に合わせて家族等の同意を得ることが望ましい、とされているので、いずれもガイドラインを踏まえ、運用上対応に努めることが必要である。
　第4項は、利用目的以外の目的で個人情報を取り扱う場合は、規程に合致していても真に必要な範囲に限定し、扱いに慎重を期すよう注意を喚起したものである。


第3章　　個人情報の取得の制限等
（取得の制限）
第7条
1
 　 本会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
2 　 本会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
3 　 本会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
　 　
(1) 　 本人の同意があるとき。
(2) 　 法令等の規定に基づくとき。
(3) 　 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(4) 　 所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき。
(5) 　 相談、援助、指導、代理、代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達成し得ないと認められるとき。
4 　 本会は、前項第４号又は第５号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。


≪解説≫
　本会は、個人情報の取得に当たって遵守すべき原則を定めなければならない。
　第1項は、個人情報の取得に当たり特定した利用目的を明示することとしており、その方法としては利用目的について本人の知り得る状態に置くため、取得に用いる書類に明記するとともに、「個人情報取扱業務概要説明書」の事業所内等への掲示、窓口への備え付け、ホームページへの掲載、書面での交付等が考えられる。本会内等への掲示に当たっては、受付窓口の近くに説明書の掲示を行い、本人等に対しては、利用開始時にあらかじめ利用目的等について説明を行う等、懇切に対応することが大切である。
　適法かつ適正な方法とは、本人が自発的な意思のもとに定められた様式に記入する、相談員等が聴取して記録票に記入するなど、本人の個人情報提供の意思、目的に反することのない方法のことである。
　第2項は、取得してはならない個人情報を明らかにしている。様式に項目を設けないだけでなく、質問してもならない。
　第3項は、個人情報の取得は、原則として本人から行うこととし、各号で、本人以外からの取得が許される場合を列挙したものである。
　第1号は、本人の同意を事前に得ていない場合には、本人以外からの取得の都度同意を得ることとしている。第2号は、法令等の規定がある場合をいう。ここでいう法令等には、たとえば、平成13年8月10日/社援発第1391号/厚生省社会・援護局長通知「地域福祉推進事業の実施について」別紙4「地域福祉権利擁護事業実施要領」3-（3）-ア-（イ）「申請を受け付けた実施主体は、本人の意向を十分に尊重しつつ、かつ、家族、本人に関わりを持つ民生委員、介護支援専門員、ホームへルパー等の協力を得て、希望する援助の内容、痴呆又は障害の程度及び内容並びに判断能力の程度を把握するほか、必要に応じて本人の生活状況、経済状況等を把握するとともに、別に定める「契約締結判定ガイドライン」に基づき、本人が本事業の契約の内容について判断し得る能力の判定を行うこと。」等がある。第3号は、個人の生命、身休又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認めて取得する場合をいい、この場合は必ずしも本人の了解を要しないとしている。第4号は、本人の所在不明又は認知症や知的障害、精神障害などのため判断能力が不十分なことにより本人から取得できない場合をいう。第5号は、事業の遂行上、本人の家族や近隣等からの情報が欠かせないと判断される場合をいう。この場合の事業は、相談員活動、結婚相談事業等が考えられる。

第4項は、第3項の第4号又は第5号の規定により個人情報を取得したときには、本人への説明に努めることとしている。


（取得に際しての利用目的の通知等）
第8条
1
 　 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
2 　 本会は、前項の規定にかかわらず、本人との問で契約を締結することに伴って契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
3 　 前２項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
　 　
(1) 　 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 　 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利目目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。


≪解説≫
　本会は、本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、「あらかじめ」本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。あらかじめ明示する方法は、第5条の解説を参照されたい。
　第3項に関しては、第6条の解説を参照されたい。


第4章　　個人データの適正管理
（個人データの適正管理）
第9条
1
 　 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
2 　 本会は、個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
3 　 本会は、個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
4 　 本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
5 　 本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。


≪解説≫
　本会は、個人データの正確性及び最新性の確保を図らなければならない。また、安全管理の措置及び委託時に受託者が講ずべき措置についても定めておかなければならない。
　第1項は、本会が取り扱う個人データについて、誤った個人データ、不完全な個人データ又は古い個人データが利用又は提供された場合は、当該個人に対し不正確な認識が持たれ、当該個人の権利利益が侵害されるおそれが生じることから、それが利用に耐え得るよう正確かつ最新のものでなければならないとしているものである。特に個人を特定する事項（住所、氏名、年齢等）については、正確を期す必要がある。また、他の福祉関係事業者から個人情報を取得した際に当該個人情報の内容に疑義が生じた場合には、記載内容の事実に関して本人叉は情報の提供を行った者に確認をとることが望ましい。
　第2項は、本会は個人データの安全管理のため、必要かつ適切な措置を講ずるものとしている。必要かつ適切な措置とは、個人データ保護推進のための組織休制等の整備、個人データの漏えい等の問題が発生した場合等における報告連絡体制の整備、雇用契約時や就業規則における個人データ保護に関する規程の整備、従業者に対する教育研修の実施、盗難や紛失等を防止する等の物理的安全管理措置、I Dやパスワード等による個人データに対するアクセス管理等による技術的安全管理措置、などが考えられる。
　第3項は、本会は個人データの安全管理のため、従業者に対し必要かつ適切な監督を行うものとしている。なお、従業者とは正規職員、非正規職員のみならず、派遣労働者、アルバイトなど、指揮命令を受けて業務に従事する者すべてを含むものである。
　第4項は、本会は個人情報を保存しておく期間及び範囲を定めるとともに、それを超える個人情報についての破棄又は削除の手続を定めておかなければならないとしており、これを個別の事業に係る細則等において規定する必要がある。
　本会の実施する事業のうち、無料職業紹介事業については、帳簿書顆は完結後2年間保有しなければならないとされている（厚生労働省職業安定局「民営職業紹介事業の手続」）ので、この場合は、例えば保有期間満了後の当該年度末までの消去を義務づけることが考えられる。
　第5項は、本会が個人情報の入力等の業務処理を外部に委託する場合には、受託者が個人データを適正に保護するよう契約条項に明記する等必要な措置を講じなければならないとしている。委託に当たっては、個人データを適切に取り扱っている事業者を委託先として選定するとともに、委託先事業者における個人データの取扱いについて定期的に確認を行い、適切な運用が行われていることを確認することが必要である。
　また、個人情報の漏えい等の問題が発生した場合には、関係組織、当該地方自治体の所管課等に速やかに報告するとともに、二次被害の防止、再発防止の観点から個人情報の保護に配慮しつつ、可能な限り事実関係を公表し、改善策を講ずることが必要である。

（様式2　「委託契約の例」）


第5章　　個人データの第三者提供
（個人データの第三者提供）
第10条
1
 　 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
　 　
(1) 　 法令に基づく場合
(2) 　 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 　 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが国難であるとき。
(4) 　 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2 　 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
　 　
(1) 　 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 　 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
3 　 本会は、前項第２号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。


≪解説≫
　第1項は、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならないという原則をいっており、各号で例外を示している。第6条第3項の解説を参照されたい。
　第2項は、他の事業者等への提供ではあるが、第三者に該当しない場合を規定している。これらについては、あらかじめ本人の同意を得ずに個人データを提供することができる。第3号の「個人データを特定の者との間で共同して利用する場合」とは、福祉サービス利用者等の状況をいくつかの福祉関係事業者が共同して集計・研究し、利用者へ提供する福祉サービスの質の向上に役立てる場合などが想定されている。共同利用に当たっては、個人情報取扱業務概要説明書に記載する等、本人が容易に知り得る状態に置くことが必要である。
　なお、第三者に当たらない個人データの取扱いの委託等の場合であっても、事業所内への掲示により情報提供先をできるだけ明らかにするなど、個人情報取扱いについての透明性を確保することが求められる。


第6章　　保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止
（保有個人データの開示等）
第11条
1
 　 本会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
　 　
(1) 　 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 　 本会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 　 他の法令に違反することとなる場合
2 　 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
3 　 保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。


≪解説≫
　本会は、本人から申出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上で保有個人データの開示をしなければならない。
「開示」とは、当該保有個人データの内容を本人に知らせること又は当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることをいう。
　開示により、誤った個人データを訂正する機会を保障し、本人の権利利益が授害されるおそれのある個人情報の利用叉は提供を拒否することを可能とするものである。
また、必要に応じ、本人の個人情報の利用方法又は提供先等についても開示することが望ましい。
　なお、法定代理人等、開示の申出を行い得る者から申出があった場合、原則として本人に対し保有個人デー夕の開示を行う旨の説明を行った後、法定代理人等に対して開示を行うものとする。本人に説明を行った際に、本人から開示をして欲しくない旨の申出があった場合には、第1項各号に該当するかどうかを判断し、該当する場合には法定代理人等に対して開示をしないことができる。その際、とくに当該本人に係る児童虐待及び当該本人の同居する家庭における配偶者等からの暴力の有無を確認し、第1項第1号に該当する場合は開示しないものとする。
　第1項各号は、開示することが適当と認められない場合であり、本人の状況等について家族や関係者が本会に情報提供を行っている場合に、これらの者の同意を得ずに本人に当該情報を開示することにより、本人と家族等との関係が悪化するおそれがある場合や、本人に十分な説明をしたとしても本人に重大な心理的影響を与え、その後に悪影響を及ぼす場合などが考えられる。このように、開示することが適当と認められない要件は厳しく制限されており、原則として開示する必要がある。したがって、本人に関する各種帳票類は開示を前提とした項目・内容に整理することが必要である。
　第2項の書面以外の方法としては、コンピュータ画面での表示が考えられる。
　第3項は、開示の申出に対する開示又は不開示の決定の通知は、書面により遅滞なく行うものとしている。
　なお、事務処理上の困難その他正当な理由により、開示又は不開示の通知を遅滞なく行うことができないときは、通知をすることができるに至った後直ちに行うことが必要である。この場合において、開示の申出をした者に対し、開示又は不開示の通知を遅滞なく行うことができない理由及び通知をすることのできる時期を予め通知することが望ましい。

（様式3　「開示申出書の例」）
（様式4　「開示書面の例」）


（保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等）
第12条
1
 　 本会は、保有個人データの開示を受けた者から、書面又は口頭により、開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
2 　 本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行ものとする。


≪解説≫
　本会は、保有個人データの開示を受けた者から、開示した個人データについて訂正等の申出及び再度の申出があった場合には、これに応じなければならない。訂正等の申出に応ずることにより、個人情報の正確性及び最新性を確保することが可能になる。
　第1項は、申出を受けた本会は事実の確認の調査を行い、訂正等をする旨又はしない旨の決定をし、その旨を本人に通知しなければならないとしたものである。
　第2項は、再度の申出についても前項と同様の処理を行うことを定めたものである。
　以上、前条及び本条で定める保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止については、その手続きの方法、窓口などを本人等に明示しなければならない。明示の方法は第5条の解説を参照されたい。また、本人の求めに応じない旨の決定をした場合には、その旨の通知とともに、苦情対応の体制等についても説明することが必要である。

（様式5　「訂正、追加、削除、利用停止等申出書の例」）
（様式6　「通知書面の例」）


第7章　　組織及び体制
（個人情報保護管理者）
第13条
1
 　 本会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
2 　 個人情報保護管理者は、事務局長とする。
3 　 事務局長は、会長の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
4 　 事務局長は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
5 　 事務局長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する従業者に委任することができる


≪解説≫
　従業者の責任体制の明確化を図り、具体的な取組みを進めるため、個人情報保護管理者を定め必要な措置を行わせるものとしている。さらに、適正管理の形骸化を防ぐため、定期的な評価とそれに基づく見直し、改善を義務付けている。規程には個人情報保護管理者とする者の職名を表記するものとする。


（苦情対応）
第14条
1
 　 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
2 　 苦情対応の責任者は、事務局長とするものとする。
3 　 事務局長は、苦情対応の業務を従業者に委任することができる。その場合は、あらかじめ従業者を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。


≪解説≫
　本会は、本人からの自己に係る個人情報の利用及び取扱いに関する苦情、又は本人以外の者からの個人情報の取扱いに関する苦情の申出を受けたときは、遅滞なく当該申出に係る当該個人情報の取扱いについて必要な調査を行い、申出に迅速に対応しなければならないとしている。体制整備とは、苦情申出後の対応手順、担当者等を明確にしておくということである。
　第2項は、苦情対応の責任者を明らかにするということである。規程には苦情対応の責任者とする者の職名を表記するものとする。
　第3項は、苦情対応に当たる担当者を定め、苦情対応の業務を委任することができるものとしている。この担当者が、苦情対応窓口となる。
　なお、ガイドラインでは、本人の申し出やすさを考慮して個人情報の苦情対応窓口は福祉サービスの苦情解決窓口が兼ね、個人情報の苦情対応担当者は福祉サービスの苦情解決責任者が兼ねることが望ましいとしている。
　前13条における個人情報保護管理者及び各事業における個人情報保護担当者の設置の状況と合わせて、個人情報保護及び苦情対応の体制を書面にし、分かりやすく示すことが求められる。明示の方法は第5条の解説を参照されたい。

（様式7　「○○○社会福祉協議会個人情報保護・苦情対応の体制」の例）


（従業者の義務）
第15条
1
 　 本会の従業者又は従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
2 　 本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
3 　 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。


≪解説≫
　第1項では、本会の従業者又は従業者であった者に対して個人情報の保護に関する義務を課している。福祉関係業務に従事する者の守秘義務については社会福祉士及び介護福祉士法等の資格関係法並びに各事業の人員、設備及び運営に関する基準等により、事業所の種別ごとに定められているところであるが、個人情報保護の重要性にかんがみ、本会の従業者又は従業者であった者の義務を明確にしたものである。福祉関係業務に従事する者の守秘義務については、ガイドラインの別表3を参照されたい。
　第2項・第3項は、従業者に本規定に違反又は違反するおそれがあることを発見した場合の報告義務を課している。また、管理者は適切な対応を行うこととしている。
　なお、従業者の義務については、就業規則においても規定することが求められる。

第8章　　雑　則
（その他）
第16条
この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。

≪解説≫
本会は、この規程の実施に必要な事項を細則等として定めておかなければならないものとしている。

附　則
この規程は、平成17年 7月 4日から施行する。




著作権使用等契約書

　財団法人岐阜県身体障害者福祉協会　ふれあいアートステーション・ぎふ（以下甲という）と制作者（以下乙という）とは、乙が制作し著作権を有する絵画（以下「作品」という）につき、次のとおり契約をする。

一
 、 　甲は、障害者の才能を発掘し、社会においてその持ている才能を発揮することによって障害者の自立を目指し、パンフレット等を通じ、乙自身並びに乙の「作品」を積極的にＰＲし、乙が意欲を持って作品制作に取り組めるよう最大限の努力を払う。

二
 、 　乙は、甲に対し、甲がこの「作品」をポジフィルムにすることを許諾し、甲において前項の趣旨に基づきこのポジフィルムを自ら使用し、あるいはこれを他に貸出するなどして収益事業を行うことを認める。

三
 、 　甲は、乙の「作品」をポジフィルムに作成することをもって、乙及び乙の「作品」を登録し、甲がポジフィルム（以下「登録作品」という）の使用による収益から著作権使用料を支払うものとする。

四
 、 　乙は、甲が「登録作品」を使用する場合、次の事項につき予め承認する。

1 　甲が「登録作品」の貸出など、他と使用契約をする場合、契約先、契約価格等契約の内容のすべてを甲の判断に一任する。
　但し、甲は乙に対し、右契約の内容を報告しなければならない。

2 　甲は乙に対し、前記1の契約により得るべき使用料の六〇％を「作品」の著作権使用料として前記1の乙指定の口座等に送金して支払うものとする。

3 　「登録作品」の使用につき、クレジット（作者名）の記載については甲に一任する。

五
 、 　甲及び乙は、「作品」及び「登録作品」につき、次の事項を確認する。

1 　「作品」の所有権及び「作品」「登録作品」の著作権は乙に帰属する。

2 　「登録作品」の所有権及び「登録作品」に基づく著作権を使用する権利は甲に帰属する。

六
 、 I 　乙は甲に対し、「登録作品」による著作権の使用のほか、甲を代理人として次の事項を委任する。

1 　「作品」の譲渡、販売、貸出、等

2 　乙に対するオリジナル作品の制作依頼

II

　甲は、前記1の契約に際し、契約料につき予め乙の承諾を得て行うものとする。
　この場合、乙は契約が成立し契約料を受領するのと同時に、甲に対し、契約料の四〇％を手数料として支払う。


III 　甲は、前記2の契約に際しては、契約料につき予め乙の承諾を得て行うものとする。
　この場合、乙は契約が成立し契約料を受領するのと同時に、甲に対し、契約料の二〇％を手数料として支払う。

七
 、 I 　乙は、「作品」、あるいは、前項 I 1による作品がすべてオリジナルのものであり、著作権が乙に帰属することを保証する。
　万一、「作品」等の著作権につき疑義が生じたときは、甲は一切関知しないものとし、すべて乙において解決をしなければならない。

II

　甲は、「作品」の著作権につき乙以外の者に帰属することが判明した場合、甲の登録を抹消するものとし、乙はこれに異議をのべないものとする。

八
 、 　乙は、「作品」を自ら他に譲渡する場合においても、甲において「登録作品」 を使用する権利を有することを確認し、乙が譲渡する相手に対し、この旨書面により明示するものとする。

九
 、 　乙が死亡した場合、乙の相続人も乙のみにしか、履行できない場合を除いて本契約を誠実に導守しなければならない。

一〇
 、 　本契約の期間は、二年間とする。
　但し、甲あるいは乙において特に申出のないときは、更に二年間この契約を継続するものとし、以後も同様とする。

一一
 、 　本契約は、甲乙相互の信頼と自由意思によって締結されたものであり、本契約の各項の解釈についての疑義が生じた場合、または、本契約に定めなき事項につき問題が生じた場合は、甲乙誠意をもって解決のために協議するものとする。
　本契約書は二通作成し、甲と乙が記名捺印し、各一通を保管する。



平成
 　
年
 　
月
 　
日


甲
 住所 岐阜県岐阜市下奈良２丁目２番１号　福祉農業会館内
ＴＥＬ（０５８）２７３−１１１１　　内線　２３５３


氏名 財団法人岐阜県身体障害者福祉協会
　　　　　　　　　　　ふれあいアートステーション・ぎふ
印

　

乙
 住所

　

　


氏名

　

　
印



代理人
 住所

　

　


氏名

　

　
印


　




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